たすかん

26 Apr 2012

月刊たすかん 4月号(TaskChute2のカスタマイズ)

TaskChute2で任意のセクションの終了時刻を表示する方法について詳しく解説してというリクエストがあったので紹介します。

TaskChute2を使いなれてくるとセクションの区切りに意識が向くようになったり、仕事でうまく使えるからプライベートでも使ってみようと思ったりすることでしょう。
そのときにあったら便利なのがセクション別の終了時刻表示です。

セクション別の終了時刻を表示させると、例えばセクションAを出勤時刻までに設定していた場合、出勤時刻間に合うかどうかはAセクションの終了時刻を見ることでわかります。

TaskChute2はEXCELベースのツールなのでちょっとしたカスタマイズでセクション別の終了時刻表示が可能です。

カスタマイズ方法を順にスクリーンショットともに解説していきます。

先ずは標準のTaskChuteの画面です。

セルO4に本日のタスクの終了時刻が表示されています。

今回は下の緑色に塗ったセルJ1からJ5までのセルにセクションAからEまでの終了時刻を表示することにします。
ちなみに6行目にあたるセルの部分に何か値をいれてしまうとTaskChute2自体がソートされるタイミングで表示が壊れてしまうので、6行目には何も書かないよう注意してください。

それぞれのセルに以下のように数式を入力します。
セクションA =IF(H3=0,"クリア！",H3*TIMEVALUE("01:00")+NOW())
セクションB =IF((H3+H2)=0,"クリア！",(H3+H2)*TIMEVALUE("01:00")+NOW())
セクションC =IF((H3+H2+I2)=0,"クリア！",(H3+H2+I2)*TIMEVALUE("01:00")+NOW())
セクションD =IF((H3+H2+I2+I3)=0,"クリア！",(H3+H2+I2+I3)*TIMEVALUE("01:00")+NOW())
セクションE =IF((H3+H2+I2+I3+I4)=0,"クリア！",(H3+H2+I2+I3+I4)*TIMEVALUE("01:00")+NOW())
ちなみに「クリア！」と書いているところには各セクションのタスクが終わった時に表示させたいメッセージに適宜変えてください。
例えば、
お仕事へレッツゴー！とか、午前終了！午後も頑張ろう！とか、ここらでコーヒーでもどう！とか、お仕事お疲れ様！とかアイデアはいろいろです。

(わかりやすいようにセルに数式を表示させています。実際に数式を入力すると上のように数式は表示されず、計算結果が表示されます。)

数式を入力すると多分下図のような表示になってしまうと思います。

このような数字もしくは「クリア!」という文字が出ていたら今のところOKです。

その次にセルの書式設定をします。
セルを一つ選択して右クリックからセルの書式設定を選びます。

分類でユーザー定義を選び、種類と書いてあるテキストボックスのところに
"セクションA[05:00-09:00]終了予定 "hh:mm
と書き込みます。
二重引用符(")の間に書いている文字は自分で表示させたい内容なので適宜好きなように変えてください。ここではセクション名とセクションの時間帯がわかるようにしてみました。

同様にセクションB〜Eを設定すると以下のように表示されます。

上の例の場合、本日のタスクの終了時刻は18:44なので余裕がありそうですが、セクションAの終了時刻が12:54であり、9:00という区切りを大きく越えてしまっていることがわかります。その後、セクションCあたりで24分オーバーであり、セクションDでは時間内に収まり、セクションEに至っては逆にセクションの時間帯前に終了するということがわかります。ということは午前中はものすごくタスクが詰まっていて、午後はスカスカなようです。

タスクを消化していき、それぞれのセクションのタスクが全て終わると「クリア！」と表示されます。仮にセクションEのタスクが全て終わっていてもセクションA〜Dまでのタスクが終わっていないとクリア！という表示にはなりません。

セクション毎の終了時刻がわかることでどの時間帯に余裕があるのか、午前中までに仕事が終わるのかということを簡単に知ることができ、タスクのアレンジがしやすくなります。

ちなみに僕のセクションの区切りは
セクションA:起床〜出勤時刻
セクションB:出勤時刻〜お昼休み
セクションC:お昼休み〜午後休憩(コーヒーブレイク)
セクションD:午後休憩〜定時退社時刻
セクションE:定時退社時刻〜残業限度時刻
セクションF:残業限度時刻〜就寝時刻
としています。
セクションEには残業時刻帯に設定されてしまった会議などのタスクが入ります。
セクションFには会社が終わってからのタスクがはいります。
なので厳密には時刻では区別しておらず、定時退社時刻以降の仕事とプライベートという分け方です。
これでセクションAの終了時刻で出勤時刻を知り、セクションEの終了時刻で仕事の終わりの時刻を知り、セクションFの終了時刻で就寝時刻がわかります。

わかりにくいところの質問やこんなことをしてみたいというのがあればfacebookの公式フォーラムやtwitter(@maro_draft)やセミナーなどで会った時などにお気軽にメッセージ下さい。

18 Mar 2012

月刊たすかん３月号(ログとタスク)

今も昔もタスク管理は色んな手法があり、ツールも様々に変わってきています。
特にiPhoneに代表されるスマートフォンがでてきてから、タスク管理ツールも幅が広がって多種多様なものがでてきました。
本当に便利な世の中です。

そんな多種多様な管理方法があっても、僕はタスクの本質は変わらないのではないかと思います。
そして、タスクの本質はその結果であるログにしっかりと現れていると思います。

タスクとログ、当然両者は異なるものですが、とても似ています。
そんなログとタスクとの大きな違いは、事実か否かということです。

事実ということは『5W1Hが全て確定された』状態といえます。

Who(誰が)
When(いつ)
What(何を)
Where(どこで)
Why(何のために)
How(どうやって)
した。

事実を伝えるためには5W1Hを含めると伝わりやすいということは、よく知られていまし、記録を取る時にも基本となる考え方です。

では、タスクとは何か？
『5W1H要素が不十分であったり、確定しきれないもの』ではないかと思います。

最も代表的なものは『予定』と『ToDo』です。
どちらもWhat(何を)やるのかは決まっています。
違いはWhen(いつ)があるかないか？
もちろん予定ですから、When(いつ)が確定したわけではないですが、少なくともWhenが決められている違いが両者にはあります。

これを管理するために一般的にカレンダーが使われています。
そして人によっては、ToDoをカレンダーに入れ込む為に自分との約束という形でWhenを決めてタスク管理し、また別の人は予定をToDoと同じように扱うために時間軸をわざと外して(しかし情報は残したまま)タスク管理をしたりします。

この他にもWhy基準にみたタスク管理やWhoを基準にしたタスク管理などいろいろ考えられます。
だからこそ様々なタスク管理手法があるのだと思います。

自分は一体どんな視点でタスクをみているのか？
意識してみるとシンプルなタスク管理ができるかもしれません。

8 Feb 2012

月刊たすかん２月号(タスク管理のゲーミフィケーション)

『適切に管理されたタスクをもとに、今すべきタスクが抽出され、あとはタスクを実行するだけ。』

TaskChuteはそんな環境を作ってくれるタスク実行支援ツールだと思います。
今も進化しているTaskChute2にはさらにタスクを完了した時に好きな効果音を鳴らすことのできる仕組みがあるそうです。
実行することが楽しみに変わるゲーム性を取り入れた仕組みですね。

ブラウザ版TaskChuteにもゲーム性を取り入れてみようとogw_mさんと一緒に考えながら、レベルアップ機能をつけました。
タスクを見積り通りクリアすると経験値を獲得し、経験値がたまるとレベルアップします。
見積りとちょうどピッタリにタスク完了するとボーナスがあったり、時々はぐれメタルのようにたくさんの経験値がもらえる時もあります。
去年の今頃と比較したり、ステータスを競ったりとゲーム的で楽しいかな？